La Secretaría Judicial I

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Los artículos 83 y siguientes de la LOJ regulan el régimen de los servidores de apoyo judicial. En las normas del Capítulo V (del Título II), dividido en cinco seccio- nes, la LOJ regula los que considera son servidores de apoyo judicial.

Este personal del tribunal o juzgado, como su nombre lo indica, no realiza actos jurisdiccionales (que corresponden al juez), realizan más bien actividades de apoyo a la función judicial. Con esto se puede verificar que, en la actualidad y dada la gran cantidad y variedad de litigios, es prácticamente imposible que una sola persona pueda llevar a cabo las distintas tareas de juzgado o tribunal.

SUMARIO: 

  1. DISPOSICIONES COMUNES A TODO SERVIDOR DE APOYO JUDICIAL
    1. Calidad de servidores de apoyo judicial o composición.
    2. Designación.
    3. Fianza para el ejercicio de funciones
    4. Rotación.
  2. LA SECRETARÍA DEL JUZGADO O TRIBUNAL.
    1. Designación.
    2. Periodo de funciones.
    3. Suplencias.
    4. Obligaciones.
    5. Libros del juzgado.
    6. Apertura de los libros y organización de registros computarizados.

 

I. DISPOSICIONES COMUNES A TODO SERVIDOR DE APOYO JUDICIAL

A) Calidad de sevidores de apoyo judicial o composición.-

La Sección I,del Capítulo V del titulo II , artículos 83 a 862, establecen disposiciones comunes aplicables a los conciliadores , secretarios, auxiliares y oficiales de diligencias ya que, en la primera de ellas (art. 83 LOJ) el legislador hace una enumeración de quienes consideran tiene la calidad de servidores de apoyo judicial (conciliadores, secretarios, auxiliares y oficiales de diligencia) que, en la LOJ ant. (Título X) son denominados funcionarios subalternos.Se extraña que no se haya incluido entre ellos a los Martilleros Judiciales. Tres son las posibles respuesta a este omisión: (1) que se trate de una omisión involuntaria, (2) la posible eliminación de los martilleros en una posterior reforma legislativa y, (3) que no se los considere servidores de apoyo judicial. Sobre esta última posibilidad, consideramos que, a pesar de la omisión legislativa, los martilleros judiciales son y cumplen funciones de apoyo judicial al realizar, en nombre del juez, las audiencias de remate. Apunta a una posible eliminación de los martilleros judiciales, en una futura reforma legislativa, el hecho que tampoco se los menciona el la Sección II, del Capítulo VI, del mismo título, entre los otros servicios judiciales, Más específicamente se omite cualquier mención a ellos cuando, en art. I15 LOJ se ordena el registro de peritos, intérpretes y traductores. De ser así, consideramos que la labor de los martilleros judiciales bien puede ser realizada por el secretario judicial lo que, de hecho, redundaría en menores costos para las partes. Por otro lado, la solución no puede tomarse a la ligera y, por supuesto, estos argumentos no son suficientes para decidir sobre su permanencia o eliminación de la figura del martillero judicial del sistema procesal boliviano ya que, una de las razones de su inclusión era precisamente el descongestionar a la justicia, delegando funciones a personas distintas de los jueces y secretarios judiciales. Esto tiene un precio, y es que los costos de dicha labor, son asumidos por el adjudicatario del bien o, en su defecto, por el ejecutado (que es quien en última instancia cubre las costas de la ejecución, incluida la comisión del martillero judicial). De suprimirse definitivamente la figura del martillero judicial, es aconsejable arbitrar mecanismos alternativos de realización de los bienes, además de la subasta, como ocurre p. ej., en la Ley de Enjuiciamiento Civil española (LEC), en el que la subasta no es el único medio de realización de los bienes, esta procede también mediante convenio de realización, venta por persona o entidad especializada, administración para pago e, incluso adjudicación en pago (arts. 634 y ss LEC).

B) Designación.-

El art 84 LOJ norma la forma de designación de los servidores judiciales consideramos que esta disposición debe entenderse en concordancia con los arts 52.6 y 183.IV.3 LOJ. El primer de ellos establece como atribución del presidente del Tribunal Departamental de Justicia el ministrar posesión y recibir juramento de ley a los servidores de apoyo judicial. El segundo, que es atribución del Consejo de la Magistratura, en materia de recursos humanos, preseleccionar, a través de concurso de méritos y examen de competencia, a los candidatos a servidores públicos de apoyo judicial y presentar las listas al Tribunal Departamental de Justicia para la correspondiente designación. De estas tres normas se extraen tres conclusiones y una duda. La primera conclusión, que este proceso implica (I) la preselección, (2) la designación designación y (3) el ministrar posesión a los servidores judiciales. Segundo, que la preselección de los servidores de apoyo judicial corresponde al Consejo de Magistratura y la toma de posesión al presidente del Tribunal Departamental de Justicia. La tercera, que existe un vacío legislativo en cuanto a la forma de designación, es decir, si está se hará en función de los más altos puntajes del concurso de méritos y examen de competencia o, si ocurrirá como hasta ahora, que dichos puntajes (y proceso de evaluación) no serán tomados en cuenta para la designación. Es lícito plantearse esta interrogante ya que pareciera que, como se hecho hasta ahora, el proceso de selección, evaluación de méritos y examen de competencia está en manos del Consejo de Magistratura, pero que de nada sirve una buena puntuación en esa instancia si quien, al fin y al cabo, decide sobre la designación es el Tribunal Departamental de Justicia, sin consideración de los puntajes obtenidos en el proceso de evaluación.

Por otro lado, la duda está en que no queda claro a quien corresponde (Consejo de la Magistratura o Tribunal Departamental de Justicia) la designación de estos servidores judiciales ya que, el art 84.I LOJ establece que esta atribución corresponde al Consejo de la Magistratura, pero, el art. 183.IV.3 LOJ establece que dicho órgano deberá preseleccionar a los candidatos y presentar las listas ante el Tribunal Departamental de Justicia para la correspondiente designación. A nuestro entender, la designación de estos servidores judiciales (así como la selección y evaluación) corresponde al Consejo de la Magistratura, por dos razones: por existir dos normas expresas que así lo autorizan (arts. 84.I y 183.IV.3 LOJ) y, porque entre las atribuciones del presidente o sala plena del Tribunal Departamental de Justicia (arts. 50 y 52 LOJ) no figura la facultad de designación de los mismos, sólo la de ministrar posesión a quienes fueren designados (arts 52.6 LOJ).

En conclusión, la designación de los servidores mencionados en el artículo anterior 83 LOJ) corresponde al Consejo de la Magistratura, quienes tendrán que establecer el procedimiento de selección, evaluación y designación que deberá realizarse en base a concurso de méritos y examen de competencia. La toma de posesión del cargo, la hará el presidente del Tribunal Departamental de Justicia.

C) Fianza para el ejercicio de funciones.-

El art. 85 LOJ, cuyo precedente legislativo es el art. 209 LOJ ant., se refiere expresa y exclusivamente a los secretarios judiciales, por lo que quedan excluidos de prestar fianza los demás servidores de apoyo judicial (conciliadores, auxiliares y oficiales de diligencia).

La fianza debe ser prestada para ejercer sus funciones, lo que se traduce en que, una vez designado, deberá constar previa a la toma de posesión o juramento para ejercer el cargo.

La finalidad de la fianza, es garantizar, de alguna manera la responsabilidad del funcionario judicial. La norma establece de forma expresa que la fianza debe ser real, lo que excluye cualquier posibilidad de prestar fianza de tipo personal. La determinación del modo en que dicha fianza debe ser prestada (en dinero en efectivo, gravamen hipotecario sobre bien propio o de tercero p. ej.), corresponderá al Consejo de la Magistratura. Avala la posibilidad de prestar fianza real en dinero en efectivo o gravamen, la redacción del art. 85.II LOJ, ya que la norma se refiere a que la fianza será levantada o devuelta al término de sus funciones.

No se deberá entender que los demás servidores de apoyo judicial, al no tener que prestar fianza, no están sujetos a responsabilidad. Simplemente que, como a mayor cargo mayor responsabilidad, se le exige sólo a él y no a los demás. Tal vez otro de los fundamentos de la exclusión de los demás servidores de apoyo judicial en cuanto a la obligación de prestar fianza, esté en que, de todos ellos, el secretario judicial es el único que requiere título profesional, a los demás no se les exige la profesión de abogado e, incluso, sólo podrán ser auxiliares u oficiales de diligencia los estudiantes regulares de la Carrera de Derecho entre tercer y quinto año.

No queda claro el monto de la fianza ya que, al ser fijada, según el artículo, en equivalente a tres salarios mensuales, no se establece si se refiere al mínimo nacional o a de un juez de un tribunal de sentencia o un juzgado público o, de un magistrado del Tribunal Supremo o de una de las salas del Tribunal Departamental de Justicia, según el cargo que dicho secretario ocupe.

La devolución o levantamiento de la fianza al secretario judicial está condicionada a: (I) que se hayan concluido las funciones, (2) que se hayan entregado los archivos, (3) que no se haya establecido responsabilidad (disciplinaria o de otro tipo).

D) Rotación.-

A tenor del art. 86 LOJ, la regla es que los servidores de apoyo judicial cumplan sus funciones para las que fuerón designados en el lugar que fuerón posesionados. A modo de excepción, la ley abre la posibilidad de rotación. Es esta una medida opcional (podrá), que el legislador establece, supeditada a previa regulación (de acuerdo a normas del Consejo de la Magistratura) y previa justificación.

Lo que la norma no aclara es que si esta rotación se refiere al lugar o a la función propiamente dicha. El art. 86 LOJ abre la posibilidad de rotación física o de lugar de ejercicio de funciones. Para nosotros, como la pustulación y designación a un cargo es específica, con las funciones que ello conlleva. Si fuera lo segundo, resultaría que un oficial de diligencias podría rotar, realizando las labores de un auxiliar o un secretario o conciliador.

Cuestión distinta de la rotación, es la suplencia que el art. 93.II LOJ autoriza en aquello casos en las que, tratándose de tribunales de sentencia o juzgados públicos alejados de otros tribunales o juzgados, no sea posible suplir la función del secretario judicial por el siguiente en número (art. 93.I LOJ). En dicha situación excepcional, la ley permite al juez, que habilite temporalmente a un funcionario de su despacho para su despacho para que cumpla las labores de secretaría. Lo propio sucederá con la habilitación temporal de los auxiliares (art. 102 LOJ) y oficiales de diligencia (art. 106.II LOJ).

2. La secretaría del juzgado o tribunal.

A diferencia de lo que sucede con el conciliador, auxiliares y oficiales de diligencias, la LOJ dedica una mayor cantidad de normas a regular la figura del secretario judicial. Es lógico que así sea, ya que es, después del juez, el servidor judicial más importante del juzgado, por las obligaciones y atribuciones que le asignan la propia LOJ y las distintas leyes procesales.

Tampoco la figura del secretario judicial es ajena a nuestra cultura e historia judicial republicana. Ya en nuestra primera LOJ de 1857 (arts. 83 y ss.) se regulaba la figura de los secretarios de cámara y de juzgados. Junto a los “procuradores, porteros, alguaciles y tasadores de costas” estaban agrupados dentro de la denominación de dependiente de los cortes3 (art. 80). Para ser elegidos secretarios de cámara o de juzgados se exigían los mismos requisitos para el juez instructor (art. 83), además, debía prestar una hipoteca, por valor de la mitad de la señalada para los notarios (art. 87). Todos los dependientes de la corte, y entre ellos los secretarios judiciales, debían estar “todos los días o feriados, media hora antes que la señalada que dé a los ministros, debiéndoles esperar con los asuntos de su cargo bien arreglos, para que dé principios a su despacho” (art. 81). Para el cumplimiento de sus obligaciones, el secretario tenía, “bajo sus órdenes dos auxiliares nombrados a propuestas suya por la corte” (art. 85). También estaba presente en la primigenia LOJ una de las atribuciones más importantes del secretario judicial: la fe pública judicial. En este sentido, el primer precedente legislativo de la república se lo encuentra en los arts. 91 y 92, que a la letra, el último de ellos indicaba que los secretarios “autorizarán con la formula ‘ante mi’ todas las sentencias, decretos y providencias de la corte o juzgado que sirve y extenderán las diligencias judiciales en el papel sellado que corresponda”. Esta atribución-obligación la encontramos en el actual art. 94.3 LOJ.

A) Designación.

La LOJ (art. 91) distingue dos categorías de secretarios judiciales: aquellos que lo son de las salas del Tribunal Departamental o del Tribunal Supremo de Justicia y, aquellos que cumplen funciones en juzgados Públicos o Tribunales de Sentencia. Esta distinción se observa en los requisitos para el acceso al cargo y, sobre todo en las obligaciones y funciones (art. 94 LOJ).

En cuanto a los requisitos de acceso al cargo de secretario judicial, la norma establece unos que son comunes para acceder al cargo de secretario judicial, entre los que postulan al cargo en las salas del Tribunal Supremo y Tribunal Departamental de Justicia y, aquellos que lo hacen para los Juzgados Públicos o Tribunales de Sentencia. Para ambos los requisitos son comunes, a excepción de los establecidos en los numerales I.I y II.1 del art. 91 LOJ, ya que, para postular y acceder al cargo de secretario de sala del Tribunal Supremo o del Tribunal Departamental deberá haber ejercido la profesión de abogado por lo menos dos años, y. para los secretarios de los juzgados Públicos o Tribunales de Sentencia, basta con uno.

La norma aclara que dicho desempeño profesional (o antigüedad) se debió haber realizado con honestidad y ética profesioal. Lo que puede significar que, alguna sanción disciplinaria del Colegio de Abogados por ejemplo, se constituría en impedimento de postulación y/o designación del cargo de secretario judicial.

B) Período de funciones.

A tenor del art. 92 LOJ, el cargo de Secretario de salas de los tribunales Supremo de Justicia a Departamental de Justicia, de Sentencia o Juzgados Públicos se ejercerá por dos años. Cumplido este periodo de tiempo, el mandato podrá ser renovado por una sola vez, lo que significa un periodo máximo de duración de funciones de cuatro años.

La indicada renovación del mandato no es obligatoria (la norma de la posibilidad -“pudiendo”- no lo ordena), ni automática ya que, el Consejo de la Magistratura deberá realiza una evaluación de desempeño de dicho funcionario y, según resultados y procedimiento, ratificar o no a dicho funcionario por un periodo similar. Se plantea la pregunta si la renovación podrá ser por un periodo de tiempo menor a los dos años. Para nosotros la norma es clara y, la renovación de funciones se podrá realizar por otro periodo similar, es decir, por dos años.

C) Suplencias.

La suplencia de los secretarios judiciales (art. 93 LOJ) se podrá dar en caso de, ( I ) impedimento o ( 2 ) cesación. El efecto de la cesación o del impedimento será la suplencia en cuanto a sus funciones, por siguientes en número.

La norma también contempla, como situación excepcional, y para aquellos juzgados o tribunales alejados, en los que no sea posible cumplir con lo indicado en el párrafo anterior, que el juez habilite temporalmente a otro funcionario de su despecho para suplir dicha labores. La norma no indica el tiempo máximo de dicha habilitación temporal, por lo que se entiende que deberá permanecer en suplencia hasta la toma de posesión del nuevo secretario judicial. Tampoco aclara la norma si dicha habilitación deberá ser verbal o en forma escrita. Por otro lado, consideramos que para dicha habilitación no es necesario otra justificación que la de ausencia del secretario por impedimento o cesación del cargo.

A nuestro parecer, esta habilitación temporal no necesita ratificación posterior del Consejo de la Magistratura. Por lo menos, el legislador que tan detalladamente ha establecido las atribuciones de dicho órgano en el art. 94 LOJ, nada indica al respecto.

Entre las causales de impedimento se encuentra las de incompatibilidad del art. 22 LOJ. Además, se deberá entender incluida dentro de causal de impedimento la suspensión que haga el Consejo de la Magistratura del secretario judicial por pesar sobre él imputación formal (art. 183.1.4 LOJ). También es causal de impedimento la excusa (art. 94.2 LOJ) o recusación del funcionario

Las causales de cesación del cargo son las establecidas de forma genética para los servidores judiciales (art. 23 LOJ), entre los que se encuentran los apoyo judicial: (I) cumplimiento del periodo de funciones,(2) incapacidad absoluta y permanente declarada judicialmente, (3) renuncia escrita, (4) tener sentencia penal condenatoria ejecutoriada. (5) destitución en proceso disciplinario ejecutoriado, (6) tener pliego de cargo ejecutoriado, (7) por insuficiente evaluación de desempeño (conc., art. 183.IV10 LOJ), u otras establecidas por ley.

D) Obligaciones.

El art 91 LOJ se encarga de establecer una listado detallado de la obligaciones del secretario judicial. Al igual que lo hacía su predecesora4 aunque ahora en un único artículo, la norma distingue entre obligaciones generales (parágrafo 1) para todos secretarios judiciales y obligaciones especificas (parágrafo I1) para los secretarios de sala. Entre las primeras, establece dieciséis obligaciones generales, las que no son limitativas y podrán otras más según la cláusula abierta del art. 94.I. 17 LOJ. De la misma manera, la norma establece dos obligaciones específicas para secretarios de sala, tampoco limitativas, según el art 94.II.3 LOJ.

De las obligaciones consignadas en el artículo para los secretarios judiciales conviene comentar las de los numerales 2a, 3a, 11a y 14a . La primera de ellas indica que es obligación del secretario excusarse de oficio conforme a la ley. El problema es que el artículo 27 LOJ, sobre excusas y recusaciones, es específico para magistrado, vocales y jueces. Y no hay norma alguna, por lo menos en esta ley, que remita a tales causales en el caso de los secretarios judiciales. Sin embargo, consideramos que, a objeto de garantizar su imparcialidad, deberán abstenerse de actuar en un proceso, cuando concurran la causales de excusa y recusación señaladas para jueces y magistrados.

El articulo 94.I.3 LOJ consagra, además de una obligación, una de las más importantes atribuciones del secretario judicial, la Fe pública judicial. En concordancia con las normas constitucionales (arts. 21.6, 178.1 y 180.1 CPE) y otras establecidas en esta misma Ley (arts. 35 y 30.1 LOJ) en el actual sistema judicial boliviano rige la publicidad de los actos y decisiones de los tribunales y jueces. Con relación a los principios de publicidad y transparencia de la actividad jurisdiccional, el encargado de dar fe de ellas es el secretario judicial.

Las de los numerales 11° y 14° se relacionan entre sí y con los artículos 95 y 96 LOJ. Los libros a los que se refiere la obligación 11a son los indicados en los artículos 95 y 96 LOJ. Y son esos mismos libros los que se convierten en un mecanismo (si bien no el único) idóneo para controlar que jueces y magistradoscumplan los plazos para emisión de resoluciones judiciales.

El secretario judicial cumple también una importante labor administrativa, en la supervisión y control de los demás servidores de apoyo judicial adscritos a su juzgado o tribunal (obligación 12a).

De cara al justiciables, la obligación 14a es determinante para garantizar la celeridad procesal y evitar dilaciones indebidas (arts. 3.7y 30.3 LOJ) ya que, en dichos libros (art. 95, párgf. 1, num. 2 y 4) se debe consignar la fecha exacta en la que la autoridad jurisdiccional “saca” una resolución de despacho. En la nueva redacción de esta obligación del secretario judicial, el legislador no la limita a informar a la autoridad jurisdiccional sore el vencimiento de plazos para resoluciones. Ahorra, el legislador da a este servidor de apoyo judicial, la obligación de controlar dicha actividad bajo sanción de responsabilidad. El problema es saber si el secretario judicial cumple debidamente su obligación o si se convierte en cómplice de dicha ilegalidad.

Las obligaciones indicadas en este artículo no son las únicas de los secretarios judiciales. Existen otras atribuciones y obligaciones consignadas en leyes especiales (p.ej. CPP y CPC), situación que es autorizada por el mismo art. 94 LOJ, al indicar que, además como obligaciones de los secretarios de juzgado, tribunal, o de salas, “otras establecidas por ley”.

E) Libros del juzgado.

Los libros del juzgado cumplen, a nuestro parecer, dos funciones fundamentales: (1) sirven, como el propio art. 95.1 LOJ lo indica, para el “buen funcionamiento” del juzgado, es decir, en cuanto control administrativo interno sobre el movimiento y estado de las causas judiciales. (2) Al ser de acceso al público cumplen la función colateral, pero no menos importante, de coadyuvar y reforzar la publicidad y transparencia de la actividad judicial.

La lectura del art. 95 LOJ se debe hacer en concordancia con el art. 94. 1 LOJ.

La obligación del secretario judicial contenida en el artículo 94.1.11se refiere a los libros consignados en el artículo 95 LOJ, que son los mismos que se establecían en el art. 205 LOJ ant.5. Independientemente de los registrados informáticos que cursaren en cursaren en plataforma de atención al ciudadano, en cada juzgado o tribunal, el secretario judicial deberá habilitar, mediante acta suscrita junto con el magistrado, vocal o juez (art. 97 LOJ) los siete libros indicados en este artículo. El secretario judicial es responsable de la veracidad de la información tenida en ellos.

Dada la finalidad de estos libros, todos los libros mencionados en este artículo deberan ser de acceso a los litigantes y llevados en el juzgado o tribunal. Por ello, no cabe la posibilidad de eliminar alguno de ello, o sustituirlo por otro. Si que es posible, aunque este artículo no lo indique, que se creen otros libros además de los mencionados en la norma. Este facultad la concede la ley de forma expresa en el art. 96.1 LOJ, al permitir el uso de “todo libro o registro computarizado cuyo uso tienda al mejor funcionamiento del tribunal y sus dependencias”

Antes de hacer unos breves comentarios sobre los distintos libros que menciona el artículo nos parece importante advertir sobre la posibilidad de desvirtuar el contenido y finalidad del artículo, en caso de no aplicarse, adecuadamente y con los debido cuidados, el registro de la información del juzgado así como el llenado de los libros, de forma computarizada. Si la norma faculta al secretario judicial a llevar los libros y registros de forma computarizada, se deberá entender. (1) que se debe crear un mecanismo técnico para evitar la manipulación arbitraria de datos (sobre todo de fechas) por parte del encargado del llenado de dichos datos y, (2) por más “computarizado” que sea el sistema de registro de información del juzgado a que se refiere el artículo, ésta deberá estar al alcance de los litigantes y no sólo en el ordenador o computador del secretario judicial.

1° Libro de Demandas Nuevas.-

En este libro se consignan, por orden cronológico, las nuevas demandas que ingresan al juzgado. No cabe duda que la demanda a ser registrada en este libro, no es la que previamente haya sido aceptada. sobre ello, la norma es clara y se refiere si registro de demandas previamente haya sido aceptada. Sobre ello, la norma es clara y se refiere el registro de demandas presentadas al juzgado. Con lo que la admisión o no de la misma es irrelevante a afectos de su registro por otro lado, la norma no indica qué datos de la demanda se deben anotar en dicho libro. Consideramos como datos relevantes a ser anotados, en el libro de Demandas Nuevas: (1) los nombres de demandante y demandado, es decir, quién pretende y contra quien lo hace. (2) El tipo de proceso que se ventila; p. ej. Ejecutivo, desalojo, divorcio, etc. (3) Fecha de ingreso al juzgado. (4) Fecha de admisión, si así lo fuera. (5) La numeración que le corresponde en el juzgado, a efecto de ubicación.

2°) Libro Diario.-

Cabe plantearse algunas dudas sobre el adecuado funcionamiento del libro “Diario”. En primer lugar, consideramos que la norma debió ser más clara e indicar que dicho libro es para consignar, no sólo lo que se pasa a despacho del juez, sino también lo que de él sale. Nos encontramos problemas si el art. 95.1.1 LOJ es interpretado en esos términos.

Pero además de lo indicado, el libro Diario se puede construir en mecanismo e instrumento para esconder y manipular la retardación de justicia. Por lo general, los jueces aplican la perentoriedad de los plazos procesales para los litigantes pero al tratarse de ellos mismos, violan la ley sistemáticamente, y los secretarios judiciales se del juez, sino también lo que de él sale. Nos encontramos problemas si el art. 95.1.1 LOJ es interpretado en esos términos.

Pero además de lo indicado, el libro Diario se puede construir en mecanismo e instrumento para esconder y manipular la retardación de justicia. Por lo general, los jueces aplican la perentoriedad de los plazos procesales para los litigantes pero al tratarse de ellos mismos, violan la ley sistemáticamente, y los secretarios judiciales se convierte en cómplices de esta irregularidad. Es así que, procesos que debieran terminar en un año demoran hasta cuatro o cinco, porque los jueces y tribunales dictan sus resoluciones fuera de plazo pero, según lo consignado en el Libro Diario (registro de causas), esas resoluciones habrían sido dictados en los plazos que establece la ley.

La obligación del secretario judicial de controlar que el juez o tribunal dicte sus resoluciones dentro de los plazos establecidos por ley (art. 94.1.14a LOJ) se convierte en un mecanismo importante, aunque no el único, para controlar que los jueces y tribunales no cometan una encubierta retardación de justicia. Del la mano de esa atribución de control, la LOJ obliga (art 94.1.11a) al secretario judicial a llevar el registro de la información contenida en los libros de los arts. 95 y 96 entre los que se encuentran los libros Diario y de Tomas de Razón. Entre otras palabras, la prueba fehaciente del cumplimiento o no de los plazos para dictar resoluciones judiciales, debiera constar en el libro Diario y el de Tomas de Razón. Esto último es importante ya que mientras a las partes se les controla el cumplimiento de los plazos -que son perentorios- a través de sus propias memoriales y el expediente, a jueces o magistrados se los controlaba a través del libro Diario Así se desprénde de lo estipulado por ejemplo, en los arts. 203 y 204 del Código de Procedimiento Civil que indica que los plazos le comenzarán a correr a la autoridad jurisdiccional “desde el día que el expediente ingresare a despacho” ese control y registro de las causas que ingresan a despacho del juez o tribunal se lleva a cabo mediante el Libro Diario que se encuentra a cargo y en manos del secretario del juzgado o tribunal de que se trate.

Hasta aqui lo que la norma indica. El problema es que en la práctica diaria, normalmente, en todos los libros Diarios se dejan espacios en blanco, donde luego se registra el tipo de resolución y la fecha de salida de ese memorial de despacho del juez o tribunal. Por ejemplo, un memorial, pidiendo fotocopias, que fuera presentado el 20 de junio de 2010, probablemente saldrá de desecho en el mes de julio, pero en el libro Diario registra la fecha del 21 o 22 de junio (cuando no del mismo día) Esto espacios en blanco tiene esa específica finalidad de cubrir al juzgador o tribunal en el registro de las resoluciones. De esa manera, sólo muy excepcionalmente habrá retardación de justicia y demora culpable, según e Libro Diario.

Sugerencias.-

Como indicamos supra, por el tenor de los arts, 94.1. 11a y 14a y 95.1.1 LOJ; 203 y 204 CPC, se infiero que el libro Diario en el que se registra y consignan las actividades de cada juzgado, es el instrumento administrativo y legal para que las partes y el Consejo de la Magistratura, controlen a los jueces y magistrados respecto a los plazos para dictar sus resoluciones6.

En el Libro Diario se consignan y registran las actividades que se realizan diariamente en cada juzgado, de ahí su nombre. Por ello, en ese libro Diario, todas las actividades registradas aparecen precedidas de la indicación del Día correspondiente ; esto es, en el Libro Diario se registra en la primera fila: el día respectivo, llámese lunes, martes, etc... y la fecha correspondiente. Debajo de esa fila, se registran las actividades que se registraron durante ese día: subsiguiente y así sucesivamente

Hemos tenido oportunidad de constatar que el sistema o formato del libro Diario, esto es, la oganización de las filas, las columnas, las casillas y los ítems respectivos, permiten su manipulación por los funcionarios de cada juzgado (y en el caso del responsable directo, el secretario judicial) provocando con que deben ser resueltos los procesos y peticiones instadas a cada juzgado.

Dado que el único sistema previsto en la norma para el control de los plazos en que deben ser dictadas las resoluciones judiciales, es el Libro Diario, es menester que el formato de ese Libro Diario sea reformulado o mejorado para que cumpla su finalidad y el ejercicio de ese control sea más efectivo.

El sistema que está implementado y que funciona en la actualidad con el formato establecido del libro Diaro, es inadecuado y permite su manipulación lo que provoca desconfianza en quienes acuden a la justicia.

Si en una misma hoja y en una misma fila se consignan y registran los ingresos de memoriales en un día determinado; no deben registrarse en esa misma fila la fecha que las resoluciones son emitidas.

Es muy raro y demasiado excepcional, que una resolución judicial sea emitida el mismo día que se presenta un memorial de petición o recurso. Entonces, si el Libro Diario registra y da fe de las actuaciones diarias, no puede estar habilitada una casilla en la misma fila y en el mismo día que se registra el ingreso del memorial o recurso.

Si las resoluciones, providencias, autos interlocutorios o sentencias tienen plazo mínimo de 24 horas para ser emitidas, por lo general, no debieran conincidir en el día y la fila respectiva: el memorial o recurso y la consiguiente resolución.

En atención a las consideraciones anotadas nos permitimos formular algunas sugerencias para que, en su momento, puedan ser consideradas y, si se aprecian pertinentes y útiles, sean aplicadas por la autoridad competente.

a) Que el libro Diario de cada juzgado sea remitido a la unidad disciplinaria o encargada del seguimiento y desempeño de los jueces y secretarios judiciales, cada 15 días.

5°) Libro de Conocimientos.- Al tener derecho las partes a que los abogados retiren el expediente del juzgado para poder elaborar sus conclusiones, la LOJ ordena se deje constancia de esas sacas del expediente. Son de aplicación a este numeral, los comentarios vertidos sobre el libro de Fiscales.

6°) Libro de Altas y Bajas.- Al igual que los libros de los numerales 3 y 5, en este se deja constancia de los expedientes que son enviados y devueltos a un juzgado u órgano judicial superior o inferior.

7° Libro de Conciliaciones.- En este nuevo sistema judicial el papel del conciliador es determinante para evitar que el proceso se inicie, con el tiempo y gasto que significa para el Estado. Al ser la conciliación la primera actuación procesal (art. 65 LOJ), es de esperarse que muchos litigios terminen en esa instancia. Si es así, el acta de conciliación aprobada por el juez o tribunal, también debe ser registrada. Como no es actividad jurisdiccional, se la registra el libro separado. Se podría decir que su similar es el Libro Copiador o de Tomas de Razón.

F) Otros libros en los tribunales de justicia.-

Para las salas del Tribunal Supremo y los Tribunales Departamentales de justicia el art 96 LOJ7 establece unos libros específicos, acordes con las labores que desarrollan

Lo indicado sobre los libros contenidos en el art. 95 LOJ, sobre la función y finalidad de tales libros, es aplicable a los que la norma establece en el art. 96. Sin embargo se hacen necesarias algunas puntualizaciones Por un lado, el art. 96 LOJ se refiere específicamente a los secretarios de salas (Tribunal Supremo, y Tribunales Departamentales). Por otro, que los libros mencionados en la norma, son distintos de los art 95 LOJ pero complementarios a los registros que deben llevar estos específicos secretarios judiciales.

A diferencia de su precedente legislativo (art. 206 LOJ ant.), este artículo elimina al libro de registro de abogados en los Tribunales Departamentales de Justicia Además, el libro de llamamiento de conjueces es sustituido por el de llamamiento de suplentes, que cumple la misma finalidad ya que la figura de los conjueces ha desaparecido de la actual LOJ.

Se hace necesario llevar en los Tribunales Departamentales de justicia un registro de firmas y sellos de los funcionarios judiciales e, incluso los notarios (num 1), con la finalidad de llevar un mejor control sobre la autenticidad de las actuaciones judiciales y notariales. Extraña nuevamente la omisión al registro de firmas y sellos de martilleros judiciales

El libro de distribución de causas para resolución (num 5) es importante a objeto de registrar el sorteo de la causa para determinar el magistrado relator al que corresponde redactar la resolución correspondiente lo que se conecta directamente con el derecho al juez predeterminado por ley. Esto significa que, el sorteo de la causa y posterior llenado del libro, debe hacerse en forma pública y en base a normas preestablecidas y de conocimiento de los litigantes, Lo contrario sería permitir e incluso autorizar el una distribución de causas nada transparente y a discreción y capricho del encargado de dicho sorteo.

El voto disidente de un miembro de un tribunal colegiado (num. 4). si bien no forma parte de la resolución judicial, es relevante en dos sentidos. Para el propio magistrado, que justifica el porqué no comparte la fundamentación o decisión final del fallo y, para los litigantes, a fin de valorar la existencia de un criterio diverso que permita vislumbrar, en un futuro, un cambio jurisprudencial.

G) Apertura de los libros y organización de registros computarizados.

Por la importancia de la información contenida en los libros mencionados en los arts. 95 y 96 LOJ, el legislador ha entendido que es necesario revestir la apertura de ellos de cierta formalidad. Las condiciones y exigencias del art. 97 LOJ8 para la apertura de uno de dicho libros son: (1) Necesidad de acta de apertura, que, por regla general. indicará el lugar y fecha, el tipo de libro, cantidad de hojas y la firma de los que la suscriben. (2) La necesaria concurrencia del secretario y el juez, vocal o magistrado en dicha acta. Esta exigencia se entiende si se toma en cuenta que alguno de los libros sirven para controlar la actividad judicial. (3) La numeración de los folios que contiene el libro.

El art. 98 LOJ9 establece la posibilidad de llevar un registro computarizado de la información del juzgado. Es evidente que se deben aprovechar las nuevas tecnologías para facilitar y mejorar el manejo de la información de los juzgados y salas del Tribunal Supremo o los Tribunales Departamentales de justicia. Pero también es evidente que se deben tomar las medidas de seguridad y control necesarias para que dichos registros computarizados no sean pasibles de alteraciones por los propios funcionarios encargados del llenado de información. De lo contrario, tales registros devendrían en inútiles para cumplir la función para a que fueron creados. Teniendo en vista lo anterior, el propio art. 98 LOJ establece que “la organización de los registros computarizados, será programada mediante acta detallada de su formación funcionamiento”. A nuestro parecer, la norma es insuficiente. La organización, funcionamiento y control de los registros computarizados, será programada mediante acta detallada de su formación y funcionamiento y control de los registros computarizados debe estar regulada por el Consejo de la Magistratura, según parámetros objetivos que no dependan de los servidores de apoyo judicial, Cuestión distinta será si, a efectos internos, pero sin ningún valor jurídico ante el Consejo de la Magistratura o los litigantes, los servidores de apoyo judicial decidan registrar dicha información por los medios que estimen convenientes.

b) Que, en el actual formato del Libro Diario no se permita dejar espacios en blanco por ningún concepto, motivo o circunstancia alguna. Deben de registrarse las resoluciones que emiten en el día. Si la resolución respectiva no ha sido dictada, el funcionario encargado, llámese Secretaria, auxiliar o diligenciero, debe hacer constar que ese día, en ese proceso, no fue emitida ninguna resolución.

Se trata de la última casilla del libro Diario, donde se consigna y registra la fecha de salida de las resoluciones judiciales. No deben dejarse espacios en blancos, pues ésto permite que el registro de la fecha exacta en que esa resolución es dictada puede ser manipulado.

C) Que exista un libro Diario de ingreso de causas o memoriales, donde se registre el ingreso en orden correlativo y se cierre al final del día, sin posibilidad alguna de un espacio en blanco. Otro Libro Diario de Salidas de Resoluciones, con las mismas características anteriores: No puede ni debe dejarse espacios en blanco en una casilla, en una fila del día respectivo. Ese espacio en blanco pude ser el germen de una de las manifestaciones de corrupción.

d) Finalmente, se sugiere el estricto control para que los funcionarios judiciales del cumplimiento a las normas previstas en los arts. 133, 134 y 135 CPC, obligando a que los abogados litigantes se apersonen a los juzgados respectivos los martes y viernes de cada semana.

Cualquiera de los sistemas debe transmitir voluntad de transparentar los actos del poder judicial en busca de la mayor eficiencia del sistema y de provocar la máxima confianza ciudadana.

3°) Libro de Fiscales.- Este libro consigna el envío y devolución de expedientes al Ministerio Público. Es importante a efectos de determinar la ubicación del legajo procesal y, determinar, en su caso, responsabilidades en caso de extravío. En él se deberá registrar (1) el número del expediente, (2) los nombres de las partes, (3) la fecha de entrega, (4) el nombre quién lo hace, (5) el nombre de quien lo recibe, (5) la fecha de devolución.

Consideramos que el libro, junto al de Fiscales, de Conocimientos y de Altas y Bajas, dada que la finalidad de los tres es la misma, bien pueden ser agrupados en uno solo. De esta manera, en un solo registro se mantendría la información necesaria para ubicar los expedientes que salen del juzgado o tribunal

4°) Libro Copiador o de Tomas de Razón.- En este libro se deja constancia in extenso del tenor de las resoluciones definitivas (autos y sentencias). Es este un instrumento de gran importancia para ejercer control sobre el contenido de los fallos judiciales. Lo importante en este caso, no es sólo que efectivamente el libro exista y se llene adecuada y regularmente, como también lo es el acceso del público a ellos.

Por otro lado, también para fines de estudio e investigación, la información contenida en este libro es de vital importancia.

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1. En realidad se trata del ejercicio de potestad sancionadora de la Adminsitración Pública Sobre ella, el Tribunal  Constitucional (TC) ha tenido oportunidad de pronunciarse en los siguientes términos. “El Estado, en determinados supuestos, otorga a la Adminstración Pública potestad sancionadora . El conjunto de normas que regulan esa potestad lo constituye el llamado Derecho Administrativo Sancionador. Esa potestad sancionadora, por los fines que persigue, se burifica en dos: la disciplinaria y la correctiva. La primera se dirige a proteger los propios intereses de la Adminstración como organización (eficiencia, puntualidad, etc.): sus sanciones están dirigidas a sus funcionarios, así como a personas vinculadas a la Administración por especiales deberes y relaciones juridicas. La segunda, se dirige a imponer  sanciones a la generalidad de ciudadanos que pudieran transgredir los deberes jurídicos que las normas les imponen como administrados” (Fundamendo Jurídico III.I SC 757/2003-R del 4 de junio). 

2. Sobre las garantías del procedimiento administrativo sancionador, en especial las del debido proceso, aplicables también a los procesos disciplinarios, el TC ha indicado lo siguiente “Si partimos del hecho de que la sanción adminstrativa supone la privación de algún derecho o la afectación de algún interés (...) y que tal privación debe ser el resultado de la comprovación, conforme a derecho, de un hecho ilícito que se le atribuye, correspondiendo por tando enjuiciar la conducta, con cabe duda que el proceso administrativo en cuestión debe estar revestido de las garantías procesales consagradas enla Constitución. Así lo ha entendido la jurisprudencia de este Tribunal en las SC 618/2003, al señalar que” (...) la garantía del Debido Proceso que consiste en el derecho de toda persona a un proceso que consiste en el derecho de toda persona a un proceso justo y equitativo, en el que sus derechos se acomoden a lo establecido por disposiciones jurídicas generales aplicables a todos aquellos que se hallen en una situación similar (SC 418/2000-R), la cual no es aplicable únicamente al ámbito judicial, sino que debe efectivizarse en todas las instancias en las que las personas se les atribuya - aplicando el procedimiento establecido por ley - la comisión de un acto que vulnere la normativa vigente es oblicación ineludible de los qaue asumen la cantidad de jueces, garantizar el respeto a esta garantía constitucional (SC 731-2000-R). De ello se determina que las reglas del debido proceso no son aplicables en materia penal, sino a toda la esfera sancionadora, y dentro de ella se encuentra la materia administrativa disciplinaria (SSCC 787-2000-R, 953-2000-R, 820-2000-R y otras)”; garantías que, con igual razón, deben estar presentes en el proceso administrativo penal. En este mismo sentido, la SC 685/2002-R, ha establecido que lso derechos a la seguridad jurídica, a la petición, a la defensa y la garantía del debido proceso. (...) son aplicables no sólo al ámbito judicial sino tambien al administrativo cuando se tenga que someter a una persona a un procesamiento en el que deberá determinarse una responsabilidad; por los mismo, todo proceso de la naturaleza que fuere deberá ser sustanciado con absoluto resguardo y respeto de los derechos y garantías del procesado. Así, SSCC 1234/2000-R, 128/2000-R, 526/2001-R, 526/2001-R, 685/2002-R entre otras “(Fundamento Jurídico III 2, SC 757/2003, del 4 de junio) 

3. Las sanciones que establece el art. 108 LOJ par falus leves son dos: amonestación escrita y multas del veinte par ciento del haber de un mes (numeral I). Dos interpretaciones son posibles sabre este artículo. La primera, y en atención a la conjuncion “y” contenida en la norma, es que, ante una falta leve la sanción será concurrente es decir, amonestación escrita más una multa del veinte por ciento del haber de un mes. En una segunda interpretación se puede entender que según la gravedad (e incluso la reincidencia) de la falta cometida, se podrá optar por sancionar con amonestación escrita o falta leve y, en caso excepción y cuando las circunstancias asil lo amerite, una combinación de ambas, la diferencia es sustancial ya que, con la primera interpretación se deberá sancionar siempre de forma concurrente con lo establecido en los numerales 1 y 2 del art. 208.I, la segunda que la eleccion entre el tipo de sanción  (1 ó 2) es opcional para la autoridad disciplinaria la que tambien de manera opcional podrá aplicar ambas de forma concurrente.

4. El principio de culpabilidad, aplicable tambien en el ambito adminstrativo sancionador y en los procesos por la comisión de faltas disciplinarias, es entendido por la doctrina como “el reproche que se dirige al autor por la realización de un hecho tipicamente antijurídico” (COBO DEL ROSAL M., y VIVES ANTON T., Derecho Penal, Parte General, Tiran  to Blanch, 1999, p 535) ya que “en el ámbito dela responsabilidad administrativa no basta que la conducta sea típica y antijurídica, sino tambien es necesarios sea culpable” (GARBERÍ LLEBREGAT J., El procedimiento administrativo sancionador, Vol 1, Tiran  to Blanch, Valencia, 2001, p. 106). Por lo tanto se es responsable solamente por aquello que se hubiera podido evitar y no por las consecuencias de la acción (COBO DEL ROSAL M., y VIVES ANTON T., IDEM).  Como indican los últimos de los autores citados, “el núcleo de la culpabilidad se halla pues, en la infracción de las obligaciones personales dimanantes de la norma-deber. La exigencia de un deber se halla, conceptualmente vunculada a us exigibilidad ya que, debido es lo que puede ser exigido. Y para que pueda ser exigido a un sujeto particular es necesario que, en primer lugar, pueda exigirse a cualquiera que se halle en identicas circunstancias y, en segundo lugar, que el sujeto en cuestión sea capaz, personalmente de llevarlo a cabo” (IDEM). La necesidad de una culpabilidad demostrada, como requisito indispensable para sancionar, ha sido reclamada por el TC en innumerables sentencias, entre la que destacamos la SC 1674/2004, del 4 de octubre la que, en su Fundamento Juridico III. 3 indica lo siguiente: “(...) siendo la inocencia la condición natural reconocida por la Constitución, como parte constitutiva del derecho al debido proceso se entiende que frente a una acusación formulada contra una persona por la comisión de ilísitos administrativos o faltas disciplinarias, la sanción deberá ser aplicada solo cuando la culpabilidad ha sido demostrada dentro de un debido proceso sustanciado con resguardo de los derechos fundamentales y garantías constitucionales de la persona acusada, de manera que la sanción no puede ser previa a la determinación de la culpabilidad en el proceso legal, sino la consecuencia de esa demostración; pues lo contrario significaría presunción de culpabilidad”.

5. Sé deberá entender vulnerado el principio de taxicidad, también aplicable al ámbito administrativo sonacionador por faltas disciplinarias, cuando la norma que tipifica la falta o contravención, así como la sanción, contiene conceptos juridicos indeterminados, provocando de esta manera que las mismas sean inaplicables. Así lo entiende Garberi Llogragat J., El procedimiento administrativo sancionador, Op. Cit, p 87, cuando indica que “tambien han de considerarse vulneradoras del merituado principio de [tipicidad y taxactividad] todas las infracciones administrativas que no reunan los criterios minimos exigibles para proporcionar la autoridad pública actuante la información suficiente de cara a una calificación jurídica del comportamiento del infractor, e idéntico tratamiento deben recibir las tipificaciones imprecisas y ambiguas, con fórmulas abiertas, cláusulas de extensión analógica y conceptos juridicos indeterminados, en tanto que su utilización supone la apertura de un enorme margen discrecionalidad a la hora de apreciar la existencia de conductas ilícitas, discrecionalidad que, en definitiva, ocasiona una importante aminoración de las garantías del administrado”. Lo anterior forma parte del entendimiento del TC sobre el principio de taxactividad, cuando afirma que, “[el principio de taxicidad] se traduce en la necesidad de que las leyes sean claras, precisas y accesibles al pueblo. Esta exigencia es conocida con el nombre de principio de taxactividad, y tiene la finalidad de dotar de seguridad jurídica a los miembros de la sociedad. Por ello, serán contrarias al principio de taxactividad aquellas normas que configuran los presupuestos de hecho de manera abierta, difusa, discrecional e indeterminada, quedando en el poder de los jueces regular efectivamente los supuestos” (SC 34/2006, de 10 de mayo). Confirmado la linea jurisprudencial anterior, el TC tambien ha indicado de forma expresa y categórica que el principio de tipicidad exige que las conductas tipificadas como faltas disciplinarias, sean descritas de forma que generen certeza, sin necesidad de interpretación alguna, sobre el acto de conducta sancionada, así como sobre la sanción impuesta:“(...) del principio de legalidad emenge el principio de taxactividad de la norma penal o disciplinaria, que implica la suficiente determinación normativa de los ilícitos y sus consecuencias jurídicas; pues la indeterminación supone una deslegalización material encubierta” (SC 22/2006-RII, del 18 de abril). Más adelante, en la misma sentencia citada, el TC se refiere a la norma sancionadora y la claridad del texto e indica que,”(...) empero dicha indeterminación requiere de un esforzado análisis interactivo, lo que no es compatible con el principio de taxactividad que emerge del principio de legalidad material del Derecho Penal, aplicable también al ámbito del Derecho Administrativo Sancionador y Disciplinario, que exige que las conductas tipificadas como faltas disciplinarias, sean descritas de forma que generen certeza, sin necesidad de interpretación alguna sobre el acto o conducta sancionada, asi como sobre la sanción impuesta, pues la existencia de un precepto sancionador sin la suficiente claridad del acto que describe como lesivo a un bien jurídico protegido, puede dar lugar a que sean las autoridades encargadas de aplicar dicho precepto quienes creen el tipo para adecuario a la conducta procesada, lo que no coincide con los principios de legalidad y debido proceso”.

6.  Así también lo indicóla URD de Santa Cruz, ante consulta formulada de nuestra parte: el libro Diario es el instrumento utilizado para verificar la existencia de retardación de justicia.

7.  Preced.: art. 206 LOJ ant.

8.  Preced.: art. 207 LOJ ant.

9.  Preced.: art. 208 LOJ ant.

Acerca de los autores

  Orlando Parada Vaca


Director de luris Tantum-Revista Boliviana de Derecho. Especialidad y Maestría en Derecho Civil y Procesal Civil por la U.A.G.R.M. Especialidad en derecho Constitucional por la U.A.G.R.M. y doctorando del programa de Doctorado en Derecho Empresa y Justicia de la Universidad de Valencia.

  Alex Parada Mendía, PhD


Alex Parada, abogado, Director de su propia firma legal. Culminó con méritos sus estudios de Derecho, en una de las universidades más prestigiosas de nuestro país.

 


 

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Comentarios   

# carmen carvajal 29-05-2018 20:01
Muy util e interesante abordar este tema importante para los funcinarios de apoyo jurisdiccional gracias.
# Francisco Javier Gomez Bustillos 20-09-2019 05:20
Sin duda un contenido sencillo pero de mucha utilidad. Gracias y sigan adelante.

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